Консультация юриста

Что такое электронная трудовая книжка и где ее посмотреть

Консультация пенсионного юриста по телефону

По Москве и московской обл.

8 (499) 938-69-44

По Санкт-Петербургу и обл.

8 (812) 467-31-78

Бесплатно по России

8 (800) 350-57-92

Задать вопрос юристу

С начала 2020 года на законодательном уровне введена новая форма учета производственного стажа работников. Она обеспечивает цифровой доступ к персональным данным о стаже, а для организаций открывает возможности обновить структуру кадрового делопроизводства. Уход от прежнего варианта документа – добровольный, хранить старый экземпляр позволяется неограниченное время.

Электронная трудовая книжка

Этот вид документа подразумевается исключительно в цифровом формате, съемного электронного носителя для нее не предполагается. По своей сути она аналогична прежнему варианту и содержит сведения о производственной деятельности сотрудника.

Гражданин, решивший перейти на электронный способ хранения данных, получает от работодателя прежний бумажный вариант с отметкой о переходе на новый способ ведения документа, а работодатель далее не будет отвечать за ее сохранность.

Оба варианта имеют законную силу. Рекомендуется сохранить бумажный вариант, так как сведения в электронном виде заносятся, начиная с 2020 года.

Для устроившихся с 01.01.2021 выбор не предоставляется – учет их деятельности ведется в новом формате.

Что это такое?

Новая форма учета трудовой деятельности сохраняет всю информацию, которая была представлена в предыдущем формате:

  • персональная информация;
  • событияпопереводам, приемамиувольнениям;
  • местаработы; должности, образовании, профессиииподразделениякомпании;
  • видывыполняемыхработ; описаниекадровыхдействий (приказы, даты); причины, покоторымпрекращентрудовойдоговор.

Электронная форма трудовой книжки (ЭТК) по информации полностью повторяет бумажный вариант и имеет законную силу при предъявлении в государственные органы и при переходе на новое место работы.

Преимущества

По сравнению с бумажным, ЭТК обладает рядом преимуществ:

  • удобство и доступность в любое время;
  • есть СНИЛС;
  • минимальный риск ошибок и неточностей в сведениях;
  • преимущества в удаленном устройстве на работу;
  • сокращение издержек нанимателя на закупку, ведение и оформление документа;
  • оформление пенсии в дистанционном режиме без предоставления соответствующих документов (данные берутся из личного кабинета ПФР);
  • возможность пользоваться сервисами основании данных ЭТК; прогрессивные способы обработки данных при необходимости;
  • безопасность и сохранение личных данных. Цифровой формат документа не потеряется и не придет в негодность, по способам доступности превосходит предыдущий, бумажный формат.

Недостатки

В электронной версии отсутствуют сведения о наградах работника. ЭТК не содержит информацию, необходимую для некоторых категорий сотрудников. Например, не передаются сведения в ПФР о работе вахтой,  так как для этого используются специальные отчеты.

В бумажном варианте все эти сведения отображаются, а данные собраны в одном источнике.

Главным недостатком ЭТК является отсутствие записей по имеющемуся стажу до 2020 года.Придется подтверждать деятельность до 2019 года при помощи бумажного варианта.

Для выбравших вариант цифрового способа хранения данных, бумажный вариант сберечь придется. По запросу государственных органов или работодателя ее придется предоставить.

Где и как посмотреть трудовую книжку в электронном виде

Зарегистрированные пользователи могут просмотреть данные через личный кабинет, официальный сайт портала Госуслуг, доступен просмотр и специализированные приложения для смартфонов.

При необходимости данные продолжат предоставлять на бумажном носителе. По запросу гражданина это делает бывший и текущий работодатель, отделение ПФ или МФЦ.

Елена Смирнова
Пенсионный юрист, готова ответить на ваши вопросы.
Задать мне вопрос

В форме СТД-Р отображаются только сведения о работе у конкретного нанимателя. В справке СТД-ПФР отображаются сведения о всей производственной деятельности, начиная с 2020 г.

Сайт ПФР

Выписку о стаже можно получить зарегистрированным пользователям через личный кабинет сайта Госуслуг. Документ выдается по форме СТД-ПФР и удостоверяется ЭЦП сотрудника фонда. Такой документ имеет аналогичную бумажному юридическую силу.

Если справка «пустая», возможно, наниматель не успел передать сведения, или в запрашиваемый промежуток времени у работника не было никаких изменений.

Возможно запросить бумажный вариант в любом ближайшем Пенсионном фонде и МФЦ, прописка не имеет привязки к адресу получения документа.

У работодателя

При трудоустройстве, гражданин обязан подать сведения о своей трудовой деятельности в любом варианте. Эти данные нужна при подсчете стажа и внесения записей.

Получить информацию, содержащейся в ЭТК ее владелец может у работодателя, любым способом, указанном в заявлении. Срок предоставления – 3 рабочих дня после подачи запроса, или в день увольнения вместе с остальным пакетом документов.

Елена Смирнова
Пенсионный юрист, готова ответить на ваши вопросы.
Задать мне вопрос

Работодатель не выдаст сотруднику справку о трудовой деятельности, если у него на руках есть бумажный вариант трудовой книжки.

Получение электронной трудовой книжки

Процесс введения в оборот документа в новом формате завершается. На основании законодательства работодатели обязаны довести до своих кадров информацию о данном изменении.

Сотрудники, в свою очередь, должны письменно зафиксировать решение о переходе на новый формат. Это значительно упростит документооборот, обеспечит безопасное хранение личных данных и предоставит доступ к персональным сведениям через портал Госуслуг. Свой выбор гражданин подтверждает заявлением.

Для тех, кто по разным причинам не смог вовремя определиться и подать заявление, сроки сдвигаются. К такой категории относятся:

  1. временно безработные граждане;
  2. работники, находящиеся в ежегодном отпуске или по уходу за ребенком;
  3. отстраненные от выполнения должностных обязанностей;
  4. контрактные лица, не состоящие в данный момент на службе.

Для работников, которые не определились в указанный срок, но не попадают в перечисленные выше категории, сохраняется бумажный учет трудовой деятельности.

Процедура перехода

Работодатели осуществляют поэтапный переход, сопровождающийся следующими мероприятиями:

  • изменение нормативных актов организации, если необходимо;
  • дополнениявколлективныедоговорыпринеобходимостиивпорядкесогласноТКРФ;
  • проверкатехническойготовностиресурсовдляпредоставленияинформациивПФР.

Заявление

трудовая книжка в электронном виде
Образец заявления

Скачать бланк заявления

Популярные вопросы

Переходный период характеризуется большим количеством вопросов и уточняющих моментов. Получить ответы на них можно у работодателя, в ПФР, МФЦ или на сайте Госуслуг.

Стоит ли переходить на электронную трудовую книжку?

До 01.01.21 сотрудники предприятий должны были подать своим работодателям заявления – продолжать пользоваться бумажным вариантом, или подтвердить переход на ЭТК.
Если выбрать цифровой формат, обратно перейти на бумажный не представится возможности. Напротив, возможность перейти на электронный вариант остается.

Не стоит отказываться от привычного способа, если предстоит в ближайшее время выход на пенсию и имеется большой стаж.

Нет смысла продолжать вести бумажную трудовую книжку пенсионерам, или тем, кто не имеет в планах получать ее в России.

У кого имеется доступ к электронной трудовой книжке?

Посмотреть данные в ЭТК могут только двое лиц: сотрудник и наниматель. У гражданина есть полная версия доступа, возможно получить все подробные сведения. Работодатель в этом плане ограничен. Ему открыты данные только по периоду времени работы на его предприятии. Получить данные, где трудился ранее его сотрудник он не сможет.

Есть ли отличия в выписке состояния лицевого счета между бумажной и электронной версией?

ПФР предоставляет две услуги, которые кажутся одинаковыми:

  • состояние лицевого счета (существует давно);
  • выписка из электронной трудовой (появилась недавно).

Знакомое извещение о состоянии лицевого счета собирает всю информацию об отчислениях за весь период трудовой деятельности сотрудника со всех мест работы. Благодаря этим данным можно примерно просчитать размер будущей пенсии.

Выписка о состоянии лицевого счета в обоих версиях ничем не отличаются и содержат одинаковую информацию.

Какую книжку предъявлять при трудоустройстве?

Если сотрудник перешел на электронный вариант трудовой, ему выдан прежний вариант на руки. Но вместо записи об увольнении, там будет значится запись о переходе на электронный формат.

При пользовании бумажным вариантом ничего не поменяется – документ остается у работодателя.

Заключение

Новый формат документа учета производственной деятельности является удобным и безопасным для российских граждан. Он обеспечит доступ к сведениям в формате электронного обращения в короткие сроки. Такой способ позволит сократить ошибки и опечатки в заполнении, убережет от порчи документа и его потери.

Помогла статья? Оцените её

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 звезд
Загрузка...

Добавить комментарий