Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист в 2023 году: актуальная форма и правила заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Наименование и номер путевого листа указываем в шапке документа. Обычно для наименования используют комбинацию: путевой лист + тип транспортного средства. Например, «Путевой лист для грузового автомобиля». И ведут внутреннюю нумерацию.
Обязательные реквизиты путевого листа с 01.03.2023
Таким образом, состав сведений должен быть такой:
|
№ |
РЕКВИЗИТ |
ЧТО УКАЗЫВАТЬ И КАК ЗАПОЛНЯТЬ |
| 1 | Срок действия путевого листа | Дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован.
Если путевой лист оформлен более чем на 1 календарный день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован. |
| 2 | Лицо, оформившее его | Для юрлица:
Для ИП:
|
| 3 | Транспортное средство | Сведения о т/с должны включать:
|
| 4 | Водитель (-ли) транспортного средства | Сведения должны включать:
|
| 5 | Вид перевозки | Сведения должны включать информацию о перевозке:
1. Коммерческие перевозки. Это может быть:
2. Перевозки для собственных нужд. 3. Передвижение и работа специальных транспортных средств. |
| 6 | Вид сообщения | Городское, пригородное или междугородное |
Срок действия путевого листа в 2022 году
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
| Продолжительность рейса | Когда оформлять | Срок действия |
|
В день делается один или несколько рейсов в течение смены |
До старта первого рейса |
В течение дня |
|
Рейс продолжается больше одной смены |
До начала рейса |
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена |
Формы путевого листа грузового автомобиля
В 2022 году путевой лист грузового автомобиля — основной документ первичного учета, определяющий показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.
Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» с учетом изменений, внесенных Письмом Минтранса России от 14.05.2019 N ДЗ/10239-ис установлены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.
Типовые межотраслевые формы №4-с и № 4-п нового бланка путевого листа грузового автомобиля утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78
Первая применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам, вторая — применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.
Где взять актуальный бланк путевого листа 2023
Существуют сервисы, на которых в режиме онлайн формируют лист, в соответствии с нормативными требованиями, беря в качестве примера унифицированный вариант. Исправляют ошибки, добавляют недостающие графы. Как правило, за это взимают плату – 500 рублей.
Разработать новую форму путевого листа легкового автомобиля можно самим, скачав бесплатно стандартный бланк путевого листа в формате Excel. Работая с таблицами, исправляют ошибки в реквизитах, добавляют несуществующие параметры. Так как актуальный образец отсутствует, опираются на Приказ №390, включая необходимые сведения.
При формировании бланка путевого листа автомобиля любым из способов учитывают вид транспортного средства и особенность деятельности организации. Разработанный самостоятельно документ утверждают внутренним распоряжением, отражая в учетной политике компании. Например, для каждого вида берут соответствующую определенному транспорту межотраслевую форму:
- легковые авто – №3 и №3 (спец);
- грузовые – №4-С и №4-П;
- автобусы: №6 – общественный; №6 (спец) – необщего пользования;
- такси – №4
- журнал учета п/л – №8
- товано-транспортная накладная – №1-Т
Обязательные реквизиты путевого листа
Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать, что существуют установленные на законодательном уровне обязательные реквизиты, которые, по мнению чиновников, должны присутствовать в путевых листах. Если какого-то из обязательных реквизитов не будет — это повод налоговикам для снятия расходов.
Минфин России в своих разъяснениях (см., например, письмо от 23.03.2021 N 03-03-07/20599) также поясняет, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными приказом Минтранса.
Например, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя показания одометра (полные километры пробега). Таким образом, величина пробега указывается на основании показаний одометра, а значит, показания одометра относятся к числу обязательных реквизитов путевого листа. В некоторых компаниях путевые листы содержат данные о пробеге, а показания одометра при этом отсутствуют. Соответственно, не ясно, как вообще определяется пройденное автомобилем расстояние. Такой порядок крайне рискован. Налоговые органы могут указать, что такой путевой лист составлен с нарушениями и, соответственно, не может подтверждать расходы на списание ГСМ.
Наличие рисков подтверждает и судебная практика, содержащая примеры споров, в которых налоговые органы, признавая расходы неправомерными, наряду с другими признаками указывали также и на отсутствие в путевых листах сведений о показаниях одометра (постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2014 по делу № А12-23368/2013, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.02.2016 № Ф08-523/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 09.04.2021, Ф10-412/2021 по делу № А09-3820/2019).
Другое дело, когда одометр неисправен. Но и здесь не получится проставить данные о пробеге, что называется с потолка. В письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 сказано, что нужно, во-первых, задокументировать сам факт поломки. Во-вторых, найти альтернативный способ подтверждения пройденного расстояния, например, по данным системы ГЛОНАСС (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Как составить путевой лист на месяц
В соответствии с п. 10 приказа Минтранса № 152 российские фирмы могут составлять путевые листы на срок от 1 дня до 1 месяца.
Однако бланки, утвержденные постановлением № 78, изначально рассчитаны на однократное использование в течение 1 рабочей смены. Исключением можно назвать формы № 3 и № 6 — их Госкомстат допускает оформлять и на более длительный срок. Но их структура также не оптимальна для указания месячного срока действия соответствующего листа.
Госкомстат России утвердил перечень из 7 бланков путевых листов, адаптированных для легковых, грузовых машин, автобусов и т.д. Эти документы значительно различаются по способам компоновки данных, но всех их объединяет:
- обязательное указание даты рабочей смены водителя — в верхней части формы;
- обязательное указание времени выезда водителя на задание и возврата в гараж — в часах и минутах.
Для заполнения месячного листа, таким образом, можно:
- указывать в бланке только месяц и год, не фиксируя дату;
- отредактировать бланк Госкомстата, сделав новые ячейки — в них будут указываться конкретные дни, в которые водитель выходит на работу.
Еще раз обращаем ваше внимание: очень важно, чтобы в бланке обязательно фиксировались минуты выезда водителя из гаража и возврата в него: данное требование содержится в подп. 4 п. 5 приказа Минтранса РФ № 152.
Что такое журнал движения ПЛ, как и зачем его вести?
Все собственники ТС должны вносить записи об оформленных ПЛ в соответствующий журнал. Ведение такого документа разрешено в электронном формате, при этом необходимо его заверять с помощью ЭП и иметь возможность распечатать необходимые страницы. Форма журнала разрабатывается самостоятельно или используется утвержденная Постановлением Госкомстата № 78. Электронный вариант такого документа экономит время на его оформление и обработку, сокращает риски порчи или утраты бумажного экземпляра, а содержащиеся сведения в таком журнале всегда актуальны и легкодоступны.
Что касается сроков хранения такого журнала — в действующих законах по этому вопросу ничего нет. Однако составленные ПЛ нужно хранить не менее 5 лет. Можно заключить, что журналы учета ПЛ тоже должны храниться не менее этого срока. Проверку этого документа могут инициировать представители многих государственных ведомств: ГИБДД, Роспотребнадзор, ФНС, Трудовая инспекция.
Правила использования путевых листов в 2021 году
Например, в каких случаях нужен путевой лист, обязательно ли выписывать путевой лист ежедневно, какой штраф за отсутствие путевого листа и т.п. в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, .
Обычно она табличной формы, первая таблица отображает данные о названии и адресе заказа, вторая — маршрут движения с обязательным указание данных таксометра, времени, сумме оплаты, места отправки и доставки.
Министерство транспорта РФ своим приказом № 476 от 07.11.2020 г. на 2020 год внесло корректировки в шаблон «путевки» легковой автомашины. Выписываемая шоферу «путевка» отображает издержки на получение ГСМ и считается обязательным бланком для любого учреждения, использующего автомашины. В то же время, шаблон такого бланка учреждение может составить в самостоятельном порядке. При этом, должны отображаться обязательные сведения, регламентируемые законодательными нормативами.
Выписывание и регистрация, как правило осуществляется диспетчером автопарка, который назначается приказом руководителя учреждения. В небольших учреждениях, руководитель фирмы может назначить ответственным за данный сегмент работы – секретаря. Листы выписываются шоферу под его роспись. При этом, шофер, перед получением нового маршрутного бланка, должен отчитаться перед диспетчером, сдав предыдущий бланк, заполненный соответствующим образом.
В соответствии с законодательством, использовать автомобильное средство без оформления путевого листа запрещается в таких случаях:
- Если за автомобиль несет ответственность водитель, ему выпишут штраф в размере 500 рублей или сделают предупреждение.
- Если к ответственности привлекается должностное лицо организации — сумма штрафа составит 20000 рублей.
- Для юридического лица размер штрафа может достигать и 100000 рублей.
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
В анализируемой ситуации путевой лист должен составляться на один день, до начала первого рейса.
Неправильное заполнение путевых листов может послужить причиной привлечения Организации к налоговой ответственности по ст. 120 НК РФ.
Примерные формы путевых листов смотрите ниже.
Обращаем внимание, что их необходимо дополнить новыми реквизитами.
Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство. При внесении сведений о собственнике транспортного средства юридическое лицо указывает свою организационно-правовую форму, наименование, местонахождение, телефон, ОГРН. Если владельцем транспортного средства является ИП — ФИО, почтовый адрес, телефон, ОГРНИП.
- 1 – наименование и номер путевого листа
- 2 – период, на который выписан путевой лист (срок действия)
- 3 – сведения о собственнике транспортного средства
- 4 – сведения о транспортном средстве
- 5 – сведения о водителе
Типовые образцы путевых листов
Ниже даны примеры заполнения и разнообразные образцы путевых листов, которые можно скачать, а затем использовать в рамках своей деятельности.
|
Форма 4-С: путевой лист грузового автомобиля. |
– |
скачать |
|
Форма 3: путевой лист легковой машины. |
– |
скачать |
|
Бланк путевого листа для такси. |
– |
скачать |
|
Форма 6: путевой лист для автобуса. |
– |
скачать |
|
Форма 3 спец.: путевой лист для спецтранспорта. |
– |
скачать |
|
Образец путевого листа ИП для легкового автомобиля 2023 |
– |
скачать |
|
Образец путевого листа юридического лица для грузовика |
– |
скачать |
|
Пример путевого листа для грузового авто ИП |
– |
скачать |
Электронный путевой лист
Применение электронных путевых листов факультативно.
Формат такого документа разрабатывается ФНС России, свой использовать нельзя.
Пп. 27 ч. 1 ст. 2 Устава относит электронный путевой лист к категории электронных перевозочных документов наряду с электронной транспортной накладной, электронным заказ-нарядом, электронной сопроводительной ведомостью, электронным договором фрахтования, электронным заказом и электронной заявкой.
Это означает, что при оформлении и обмене электронными путевыми листами нужно руководствоваться одноименной ст. 18.1 Устава.
Электронный путевой лист:
-
подписывается участниками информационного взаимодействия УКЭП или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), сертификат ключа проверки которой создан и используется на портале Госуслуг. Файлы обмена электронного путевого листа предполагают подписи:
- лица, заполняющего сведения об организации или ИП, о сроке действия путевого листа, о транспортном средстве, о водителе (водителях), о виде перевозки и виде сообщения;
- медработника, проводившего предрейсовый (предсменный, послерейсовый, послесменный) медосмотр водителя (если он проводится);
- лица, ответственного за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если проводится);
- лица (лиц), уполномоченного(ых) на заполнение сведений о показаниях одометра (например, водителя, диспетчера, ИП).
Все подписанты файлов обмена должны обладать хотя бы одним из указанных видов подписей и применять их;
-
обмен электронными путевыми листами между участниками информационного взаимодействия осуществляется посредством использования информационных систем электронных перевозочных документов (ЭПД), т. е., только через уполномоченных операторов ЭДО и никаким иным способом;
-
электронный путевой лист подлежит направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), где, согласно Постановлению Правительства от 03.03.2022 г. № 281, сведения из такого путевого листа становятся доступны МВД России, Минтрансу России, Минцифры России, ФНС России, Ространснадзору.
В случае использования электронного путевого листа при приеме груза для перевозки перевозчик или водитель транспортного средства должен предъявить для сверки грузоотправителю путевой лист в форме электронного документа, либо его копии на бумажном носителе (п. 1 ст. 10 Устава, п. 15 Порядка оформления или формирования путевого листа, утв. Приказом Минтранса № 390).
Вносить исправления в электронный путевой лист нужно в общем порядке, предусмотренном для электронных документов. Допускается исправление путем составления нового (исправленного) документа; новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного путевого листа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первоначальный документ (п. 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете»).
Хранить электронные путевые листы необходимо в форме электронных документов, распечатка не обязательна и не может заменить оригинал (п. 23, 24 ФСБУ 27/2021). Срок хранения в общем случае составляет 5 лет, а если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредные и опасные условия труда водителя, срок его хранения увеличивается до 50 лет (п. 553 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Что будет включено в новые путевые листы
- Наименование и номер путевого листа теперь не входят в обязательные сведения.
- Сведения о собственнике или владельце транспорта заменили на информацию о юридическом лице или индивидуальном предпринимателе, которые оформили путевой лист.
- В новом листе нужно указывать не только тип и модель транспортного средства, но и его марку.
- Путевой лист автомобиля 2023 обязательно должен включать сведения о перевозке.
- Обязательно указывать дату, время и результат предсменного и предрейсового контроля технического состояния.
- Необходимо указывать дату, время и результат проведения медосмотра экипажа, предрейсового\предсменного и, если это предусмотрено, послерейсовго и послесменного.
- Теперь показания одометра нужно будет вносить не только при выезде с парковки, как раньше, но и при въезде на нее, а также при передаче последующему водителю после окончания смены.
- Неизменной осталась возможность указывать дополнительные сведения.
Срок действия путевого листа
Путевой лист нужно оформить или сформировать в электронном виде до выпуска транспортного средства на линию.
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
| Продолжительность рейса | Когда оформлять | Срок действия |
|
В день делается один или несколько рейсов в течение смены |
До старта первого рейса |
В течение дня |
|
Рейс продолжается больше одной смены |
До начала рейса |
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена |
Какие сведения о транспортном средстве отразить в путевом листе
О транспортном средстве внесите следующую информацию (п. 4 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов):
• тип, марку и модель транспортного средства, а если оно используется с прицепом (полуприцепом) — также марку и модель прицепа (полуприцепа);
• государственный регистрационный номер транспортного средства, а если оно используется с прицепом (полуприцепом) — его регистрационный номер, и (или) инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);
• показания одометра (полные километры пробега) при выезде с парковки, предназначенной для стоянки транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя, а также при его заезде на парковку по окончании смены (рабочего дня);
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ);
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.