Электронный документооборот в организации: пошаговый алгоритм внедрения ЭДО

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный документооборот в организации: пошаговый алгоритм внедрения ЭДО». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Навести порядок во внутренней документации и упростить ее ведение поможет перевод на ЭДО. У вас больше не будет кипы бумаг, которую необходимо где-то хранить. Все документы будут находиться в системе электронного документооборота, где любой файл можно найти за пару секунд.

Зачем использовать электронный документооборот внутри организации?

Внутренний документооборот организации предполагает работу с официальными документами компании, регламентирующими её деятельность. Они устанавливают порядок рабочих процессов и помогают вести учёт деятельности организации. Вот несколько примеров такой документации:

• приказы по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственной деятельности;
• локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции (вкл. должностные инструкции));
• штатное расписание, заявления, положения, внутренние распоряжения и приказы, политики по ОТ, ;протоколы совещаний;
• инструкции по охране труда, по эксплуатации оборудования и помещений, производственные инструкции и т.д.;
• техническая документация;
• положения о структурных подразделениях;
• служебные записки;
• кадровые документы и т.д.

Создание, редактирование, согласование, отправку, подписание и хранение внутренней документации компании можно осуществлять в электронном виде. Внутренний ЭДО позволяет оперативно обмениваться информацией и экономить собственное время. Для обеспечения юридической значимости документов используется электронная подпись.

Каким компаниям подойдет внутренний ЭДО?

Крупному бизнесу	Средним компаниям	Небольшим компаниям
Система внутреннего ЭДО поможет упорядочить документацию, оптимизировать процесс работы с ней на всех уровнях и удешевить стоимость документооборота	Система внутреннего ЭДО от “Инфолоджистикс” отличается гибкостью и может учесть индивидуальные особенности документооборота	Система внутреннего ЭДО поможет дешево перевести все документы в электронный вид благодаря доступной стоимости и увеличить мобильность бизнеса

Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.

Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.

Как отличаются запросы на ЭДО у крупных и малых компаний.

Требования к ЭДО крупного бизнеса:

• проработанная функциональность для охвата множества процессов с учетом специфики отрасли,
• ресурсоемкость решений,
• юридическая значимость документов при межкорпоративном обмене,
• удобство работы с решением,
• вариативность доступа к системе – через компьютеры, мобильные приложения, веб-доступ и другие сервисы.

Требования к ЭДО малого бизнеса:

• минимальные затраты на внедрение и обслуживание решения,
• наличие универсальных решений,
• наличие мобильного приложения,
• возможность получения оперативной консультации,
• возможность «роста», то есть расширение возможностей системы без вложения больших ресурсов.

Как вы уже поняли, у ЭДО очень много преимуществ:

1. Порядок в нумерации всех бумаг. Нет риска дублирования одного и того же документа под разными номерами.
2. Мониторинг за состоянием объекта. В любое время можно узнать ответственного, который работал с файлом.
3. Увеличение скорости обмена информацией между подразделениями и контрагентами.
4. Сохранение каждой правки. При желании можно восстановить исходную версию.
5. Более простая аналитика эффективности и результатов. Данные структурируются и упорядочиваются за доли секунды.
6. Оперативный поиск требуемой бумаги.
7. Более продуктивное планирование трудового времени за счет наглядного представления о реальном положении дел.

Электронный документооборот внутри организации имеет не так много недостатков. Одними из основных можно назвать высокую стоимость перехода, а также необходимость обучить персонал новым методам ведения работы. Но с развитием технологий цена вопроса значительно уменьшается с каждым годом. В компании «Клеверенс» есть предложения, которые позволят уложиться в довольно скромный бюджет.

ЭДО — это операции с электронными документами, при которых не используются бумажные носители. Материалы создаются, обрабатываются, пересылаются и хранятся в цифровом виде. Юридическую силу документам придаёт электронная подпись (ЭП). Она приравнивается к рукописному аналогу и удостоверяет подлинность документа.

Как выглядит процесс обмена ЭДО между фирмами:

1. Работник одной компании составляет документацию.

2. Далее он заверяет её с помощью ЭП и отправляет организации-получателю.

3. Сотрудник другой компании принимает материалы, ознакомляется с ними и ставит собственную электронную подпись.

4. Отправитель получает уведомление и берётся за работу, которая указана в документах: начинает отгружать продукцию, оплачивать счета и т. д.

5. Получатель вправе отклонить документы, если их нужно подкорректировать.

Чтобы надёжно обмениваться важной документацией, следует работать через оператора ЭДО. Такая организация обеспечивает передачу электронных документов, а также:

• сообщает налоговой, что вы подключились к обмену (это нужно при работе со счетами-фактурами);

• отвечает за безопасность информации, передавая данные по защищённым каналам;

• отслеживает форматы, регламенты и соблюдение законов Российской Федерации;

• проверяет ЭП на подлинность;

• гарантирует, что контрагент получит документы согласно заданному маршруту.

Повышение производительности

При бумажном документообороте на поиск нужного или пропавшего документа могут уходить часы, в то время как система электронного документооборота справляется с подобной задачей за пару секунд. Использование в компании СЭД позволят ускорить процессы обработки корреспонденции, согласования договоров и ознакомления с документами.

Надежность хранения и сокращение ошибок

Использование системы электронного документооборота позволяет снизить риски потери документов из-за любых форс-мажорных обстоятельств. Кроме этого, грамотная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. Например, в бумажном делопроизводстве не избежать присвоения одинаковых регистрационных номеров разным бумагам, а в СЭД регистрация будет происходить автоматически.

Мгновенный доступ к актуальным документам

Одно из важнейших преимущества СЭД — быстрый и легкий поиск последней версии документов. Тем самым решается проблема актуальности документооборота, то есть даже если один и тот же документ существует в нескольких вариантах, пользователь всегда сможет найти последнюю версию файла и работать уже с ним.

Снижение расходов

Безусловно, внедрение системы электронного документооборота значительно сокращает расходы организации. В первую очередь, снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте. Во-вторых, за счет оптимизации работы увеличивается производительность сотрудников компании.

Улучшение внутреннего взаимодействия

СЭД позволит значительно улучшить взаимодействия между отделами и сотрудниками внутри организации, а также облегчит коммуникацию и обмен информацией.

До 2012 года программа «Логика» называлась «Босс-Референт» и пользовалась большой популярностью среди организаций. Смена наименования не сказалась на качестве продукта, он, как и прежде, позволяет эффективно управлять делопроизводством. Основные преимущества:

• высокий уровень защиты данных;
• возможность построить сложные схемы согласования документов;
• простота использования.

Задачи службы ДОУ организации

Основная задача службы ДОУ – обеспечение такого состояния работы с документами, при котором каждый специалист (как руководитель компании, так и рядовой ее сотрудник) может в любой момент времени без больших трудозатрат получить необходимые документы и нужную информацию. При традиционном бумажном документообороте, когда объем обрабатываемых документов насчитывает несколько тысяч, достичь такого состояния дел невозможно. На помощь приходят современные информационные технологии, организующие электронный документооборот согласно ГОСТам и принятым в компании правилам и нормам.

Контроль исполнения заданий и поручений – еще одна задача службы ДОУ. Если принятые решения не выполняются, самые лучшие технологии управления перестают работать.

Другая немаловажная задача службы ДОУ – внедрение в организации передовых методов работы с документами. Поэтому инициатива по внедрению электронного документооборота должна исходить от руководителя именно этой службы. Перед ним возникает цель обосновать руководителю организации необходимость внедрения электронного документооборота.

Какие доводы помогут руководителю службы ДОУ убедить генерального директора во внедрении электронного документооборота? Выгоды, которые получают от этого разные службы компании.

От внедрения СЭД получают выигрыш не только отдельные службы, но вся организация в целом. Если СЭД внедрена и используется, это приводит к переходу работы на качественно иной уровень.

Отделу ДОУ представляется редкая возможность повлиять на эффективность работы своей организации в целом. Для этого требуется наладить пропаганду новых методов работы и добиться понимания необходимости внедрения СЭД, участия в этом первых лиц. В свою очередь, руководство и другие сотрудники компании не преминут отметить высокий профессионализм служб ДОУ и их вклад в организацию эффективной работы с документами.

Руководители службы ДОУ наряду с сотрудниками IT-подразделений могут принять участие в составлении технического задания на разработку СЭД, выборе и внедрении СЭД, обучении сотрудников, подготовке локальных нормативных документов по электронному документообороту и во многих других процессах. В этом вы сможете убедиться, читая материалы специалистов, которые хотят поделиться с вами на страницах журнала своим уникальным опытом.

Интеграция с 1С и другими учетными системами

Для эффективной работы электронного документооборота очень важно, чтобы выбранная вами площадка поддерживающая интеграцию с вашей учетной системой.

Зачем это нужно:

• Сотрудники компании создают документы в учетной системе предприятия;
• После формирования документ автоматически передается внутри системы руководителю или бухгалтеру на подпись;
• Проверенный и подтвержденный руководителем документ необходимо передать без искажений и ручного ввода данных, т.е. дополнительных затрат времени и возможных ошибок, в сервис электронного документооборота;
• При грамотной реализации передача данных происходит автоматически. После нажатия кнопки «Отправить документ» он трансформируется в форму, необходимую для системы электронного документооборота автоматически и отправляется в сервис, где происходит фиксация и отправка документа получателю.

Часто задаваемые вопросы

Все ли документы надо отправлять через электронную систему?

Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.

Оплата отправки производится за документ или страницу?

Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.

Насколько это безопасно?

Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности. Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.

Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?

Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.

Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?

Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.

Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?

Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.

А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?

У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет. Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.

Электронный документооборот очень похож на электронную почту, но есть и существенные особенности.

Прежде, чем начать ЭДО с вашим контрагентом, нужно отправить ему приглашение, подписанное вашей УКЭП. Он должен ответить на приглашение, подписав ответ своей ЭП. Только после этого у вас будет действовать взаимный обмен электронными документами.

Рассмотрим, как выглядит внешний ЭДО:

• Ваш контрагент формирует документ, подписывает его УКЭП и отправляет вам.

• Вы получаете ЭД и если согласны с ним, действуете так: нажимаете кнопку «подписать», вводите пароль от своей ЭЦП и нажимаете кнопку «отправить». Документ переходит в статус «ожидается подтверждение». Сразу после этого вашему контрагенту приходит уведомление, после которого можно отгружать товары, переводить оплату или совершать другие действия, описанные в документе.

• Если вы не согласны с полученным ЭД, его надо отклонить. Нажимаете соответствующую кнопку, указываете причины отклонения, и документ переходит в статус «ожидается исправление».

• Если вы нашли ошибку после того, как подписали и отправили документ, надо воспользоваться функцией аннулирования. Так можно поступить в любой момент, когда вы нашли в нем ошибку. Но если отправитель уже начал исправлять документ, аннулировать его не получится. Аннулирование чаще инициируется отправителем, для получателя правильно использовать опцию «отклонить».

Стандарты и правовая база для СЭД

Конкретных стандартов или законов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, и при разработке СЭД её создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:

• федеральное законодательство об электронной подписи (63-ФЗ), об информации и её защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;
• отраслевые правила и требования — приказы Росстандарта и Росархива, письма Минюста РФ, Минфина РФ и других государственных органов;
• постановления федерального и региональных правительств;
• стандарты и ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и другие.

1. Экономия денег.

Вы экономите около двадцати тысяч рублей в год только на покупке конвертов, если посчитать стоимость пятисот конвертов по 34 рубля за штуку.

2. Экономия времени.

Обмениваться электронными документами так же быстро, как переписываться по электронке.

3. Доступ 24/7.

Документы можно подписать и отправить в любое время с любого устройства, на котором есть доступ к электронной подписи.

4. Гарантия доставки и конфиденциальности.

Письма не теряются и не попадают к злоумышленникам, так как хранятся в защищенном личном кабинете.

5. Удобство хранения.

Не нужно оборудовать помещение для хранения документов.

Похожие записи:

• Судебный штраф: что это такое и когда назначается
• Что делать если номер двигателя не совпадает с номером в ПТС
• C 05.04.2021 действует новый перечень видов разрешенного использования (ВРИ)